Les Ennemis de la Productivité
Faire ce qu’on doit faire quand on doit le faire!
Nous avions discuté de l’importance de la planification dans le précédent article « La magie de la planification ». Certes, c’est le prérequis pour une bonne gestion du temps, mais encore faudrait-il que l’on respecte notre planification !
Chaque période de temps devrait commencer par la consultation de son agenda (début du mois, de la semaine et de la journée). Cela semble être une évidence, mais beaucoup ne prennent même pas la peine d’ouvrir leur agenda le matin et se jettent directement dans la réalisation des activités.
TOUTE planification évolue. Il est donc nécessaire de la suivre et la réajuster selon le niveau de visibilité du moment. Notre environnement évolue, de nouveaux besoins émergent et les priorités changent. Il est parfois possible d’insérer les nouvelles activités à réaliser dans les plages réservées aux imprévus (car nous avons bien retenu qu’il fallait avoir des réserves de temps 🙂). Quand ce n’est pas le cas, nous nous retrouvons contraints de « chasser » une activité de notre agenda pour la remplacer par une autre. Ce procédé est tout à fait normal lorsqu’il constitue un acte conscient et non subi sans réflexion. Cela suppose que l’on replanifie systématiquement l’activité reportée dans une autre plage de temps appropriée. La laisser suspendue reviendrait tout simplement à ne pas la réaliser !
Lorsque nous nous retrouvons les yeux sur notre agenda, pour réviser notre planification ou tout à fait prêts à lancer notre machine de production, plusieurs pièges viennent hanter notre bonne volonté (Oui, sinon ça serait trop facile !). Nous nous limiterons à en partager deux :
- L’absence de Priorisation
- La Procrastination
NON, Tout n’est pas Prioritaire !
… Même lorsque c’est le patron qui le dit !
Qui n’a jamais entendu suite à une question sur la date requise pour le livrable, la fameuse et insignifiante réponse « Il me le faut pour hier ! ».
Qui ne s’est jamais acharné à réaliser un travail pour le livrer dans un délai court pour apprendre que le demandeur ne l’a utilisé qu’une semaine après (car il n’avait pas le temps lui !)
Prioriser, c’est une recommandation que nous avons souvent lu et entendu à plusieurs reprises. Son importance n’est plus discutable et les techniques de priorisation sont nombreuses (Matrice d’Eisenhower, Technique de Moscow, etc.) ! Nous invitons chacun à découvrir ou approfondir ces techniques qui ne seront pas détaillés dans cet article.
Nos priorités ne sont pas celles des autres ! A chaque fois que nous sommes sollicités à titre personnel ou professionnel, nous devrions nous poser une question « en quoi cela contribue-t-il à la réussite de nos projets, à l’atteinte de nos objectifs ou la concrétisation de nos valeurs ? ». Il ne s’agit nullement de développer une attitude égoïste ou d’opposition systématique, mais de garder des proportions cohérentes dans la répartition de nos activités. Si nous passons la plus grande partie de notre temps à gérer les priorités des autres c’est qu’il y a un problème. Certains d’entre nous choisissent d’accorder une très grande partie de leur temps libre à faire du bénévolat par exemple ou à continuer à travailler. Si cela est aligné avec leurs valeurs et contribue à leur accomplissement, c’est une priorisation réfléchie et bien placée.
“ People who can focus, get things done. People who can prioritize, get the right things done. ”
― John MAEDA![Blockquote Image]()
Nous devons donc apprendre à dire NON sans culpabiliser et également inciter les autres à prioriser leurs demandes dans la limite des frontières que nous définissons. Nous avons un rôle actif et très important dans la façon avec laquelle les autres nous sollicitent, personnellement et professionnellement. Autorisons-nous donc à dire « Non » (avec politesse et respect), mais bien entendu, il convient de connaître d’abord nos droits et nos devoirs; surtout avec notre manager !
Nous devons également résister à la tentation de prendre des engagements rapides et non réfléchis. Il nous arrive parfois, pour plusieurs raisons (enthousiasme pour le sujet, demandeur important, etc.) d’accepter rapidement de nous embarquer dans des activités qui risquent de « chambouler » notre agenda ! Lorsqu’on réalise cela, il est déjà trop tard ! Nous nous sommes engagés !
Petit exercice à faire pour les professionnels pour prendre conscience de la façon avec laquelle sont gérées les priorités :
- Dans une 1ère liste, noter 5 activités professionnelles réalisées la veille.
- Dans une 2ème liste, noter les points à mettre en valeur pour notre évaluation de performance (entretien annuel par exemple).
- Identifier parmi les activités de la 1ère liste, celles qui contribuent directement à l’un des points de la 2ème liste.
Les résultats peuvent être surprenants !
La Procrastination est UNIVERSELLE !
“ You may delay, but time will not, and lost time is never found again.”
― Benjamin FRANKLIN![Blockquote Image]()
S’il devait y avoir un seul ennemi de la gestion du temps à combattre, ça serait LA procrastination ! Reporter encore et encore au lendemain alors que nous savons que nous allons le regretter ! La bonne nouvelle (ou la mauvaise, cela dépend), procrastiner, c’est naturel, c’est humain ! Nous procrastinons TOUS, mais à des degrés différents !
Les spécialistes estiment que 20% de la population est constituée de « procrastinateurs chroniques ». Donc statistiquement, nous en connaissons très probablement, voire même, nous en faisons partie 🙂!
Plusieurs études ont démontré que la procrastination relevait aussi bien de facteurs biologiques que comportementaux (mauvaises habitudes installées notamment). Nous pouvons tous, chacun à son niveau améliorer notre tendance à procrastiner, surtout si nous faisons partie des procrastinateurs chroniques. Mais cela nécessite une prise de conscience que la procrastination est un cercle vicieux et qu’en sortir nécessite rigueur et patience.
Le stress et l’anxiété, sont considérés comme les principaux catalyseurs de la procrastination. Ce sont des émotions négatives qui détruisent notre motivation (peur de l’échec, perfectionnisme par exemple…). Nous remplaçons donc nos activités importantes par d’autres qui nous donnent une satisfaction immédiate (réseaux sociaux…). Nous trouvons alors toutes les bonnes excuses du monde; nous continuions à reporter; nos objectifs ne sont pas atteints; ensuite nous culpabilisons; cela nous stresse davantage et le cercle se referme et se renouvelle en continu ! c’est un réel auto-sabotage !
Il existe plusieurs ouvrages et techniques pour combattre la procrastination. Ci-après trois astuces simples qu’on peut essayer de mettre en place :
- « Just Start it ! ». Inspirée d’un célèbre slogan, cette injonction est proposée par Timothy Pychil, chercheur et écrivain de l’un des best-sellers sur la procrastination. Il nous propose d’amorcer systématiquement l’activité planifiée en démarrant par une action, aussi petite soit-elle. Il y a de très fortes chances que la motivation s’auto-alimente, permettant ainsi une meilleure immersion dans notre activité.
- À chaque fois qu’une volonté de lâcher ce que nous faisons au bénéfice d’une autre activité se manifeste, nous pouvons essayer de nous contraindre à continuer à travailler encore 10 min de plus sur notre activité actuelle. Assez souvent, nous aurons envie de continuer au-delà une fois ce moment d’égarement passé.
- Nous devons combattre les « mangeurs de temps » comme la peste (ou plutôt comme le coronavirus !). Nous sommes entourés de perturbateurs chronophages : les réseaux sociaux, toutes sortes de messages électroniques, les interruptions, etc. Définir des règles strictes pour les canaliser est indispensable : s’interdire par exemple de consulter ses emails en dehors des plages dédiées, désactiver les notifications, s’isoler si nécessaire, etc.
“Concentrate all your thoughts upon the work in hand. The sun’s rays do not burn until brought to a focus.”
― Alexander GRAHAM BELL![Blockquote Image]()
Nous pouvons tous essayer ces astuces, mais n’oublions pas que combattre la procrastination n’est pas aisé et n’est certainement pas faisable à la simple lecture de conseils. Pour cela, nous avons besoin d’une réelle prise de conscience de ce qui nous pousse individuellement à procrastiner. Nous devrions observer et analyser les cas où nous avons le plus tendance à procrastiner. Nous pourrions alors identifier de vraies solutions personnalisées à mettre en place pour éviter les tentations de nous extirper de nos activités !
