La Magie de la Planification

Qui ne s’est jamais retrouvé en train de contempler avec culpabilité une période de temps qui s’achève en pensant à tout ce qu’il aurait pu y faire ? à regretter de ne pas avoir mieux planifié et utilisé ce temps irrécupérable ?
Avoir eu un mois pour réviser pour un examen et se retrouver avec trois semaines écoulées sans avancement notable… Rater le délai de dépôt d’un dossier important alors que la date était largement connue à l’avance… Reporter sans cesse un rendez-vous médical… tant de déconvenues que beaucoup ont vécu.

La planification de notre temps constitue le socle de base pour sa bonne gestion. Pour contrôler notre temps, tout commence en effet par la recherche de la meilleure visibilité possible sur l’utilisation prévisionnelle de chaque période de temps. Nous avons tous l’habitude de planifier les réunions et noter les rendez-vous importants, mais beaucoup négligent la planification des autres activités professionnelles et personnelles.

Notre temps ne sera JAMAIS utilisé exactement à l’identique de sa planification ! Certains diront alors « autant ne pas perdre de temps à planifier ! ».
Entre tout planifier à la minute près et naviguer à vue, il y a une très grande échelle où il convient de placer le curseur au niveau opportun. Chacun selon son contexte, les spécificités de son métier et le degré d’incertitude lié à ses activités.

Ah, les fameuses « To Do List » interminables où on n’arrive JAMAIS à tout cocher ! Nous les vérifions à chaque fois avec un sentiment de frustration. Nous essayons de les raccourcir, mais nous constatons avec consternation qu’elles ne font que se rallonger !
Au lieu de nous aider, les listes de tâches peuvent nous piéger car elles nous donnent l’illusion d’avoir planifié nos activités. Il n’en est rien ! Si nous voulons qu’une activité soit réalisée, celle-ci doit avoir une date et une durée prévisionnelles !

On l’a donc bien compris, notre agenda est notre meilleur allié !

Il convient d’abord de se doter des bons outils : agenda électronique, agenda en papier, agenda en ligne, etc. A chacun de trouver le/les outils adaptés à ses contraintes et préférences. Pouvoir consolider toutes ses activités sur un seul calendrier est également indispensable. Il y a de moins en moins de frontières entre nos vies professionnelles et personnelles. Avoir de la visibilité sur l’ensemble de ses activités permet de prendre des engagements réfléchis.

Voici quelques pistes de réflexion pour une meilleure planification de ses activités :

• TOUT noter et pas seulement les rendez-vous et les réunions ! c’est-à-dire toutes les activités validées et requises, les appels à réaliser, les recherches d’information à faire, … ET même ses activités de planification !
• Lorsque cela est possible, planifier toujours des dates et des créneaux horaires pour chaque activité. A défaut, la positionner en début de mois, semaine ou journée comme activité à planifier.
• Définir des automatismes pour gérer le flux quotidien des nouvelles activités et travaux à faire. Pour chaque source d’informations, il va falloir définir un procédé unique pour transformer chaque nouvelle activité en élément planifié dans son agenda. Voici quelques exemples :
  • • E-mails : Marquer ou classer chaque e-mail générant une activité dans un dossier spécifique.
    • Réunions : Prendre des notes de façon à identifier facilement toutes les actions qui nous sont affectées et éviter que celles-ci ne soient noyées parmi un tas d’autres sujets.
    • Idées et autres sources : Avoir constamment sur soi de quoi prendre des notes : application mobile, post-its, carnets, …etc. En effet, notre manager pourrait nous faire une demande en nous croisant dans l’ascenseur… notre conjoint pourrait nous appeler pour nous demander de réaliser une course particulière… ou encore, notre cerveau (qui ne nous demande pas notre avis avant de faire preuve de créativité) pourrait générer des idées alors que nous sommes occupés par un sujet tout autre.
• Prévoir des créneaux (idéalement les mêmes) dans son agenda pour la revue et la planification des nouvelles activités issues des différentes sources précitées (e-mails marqués, notes de réunions, etc.).
• Installer des habitudes et regrouper les activités similaires. Ces deux éléments sont clairement reconnus comme des pratiques permettant de faire des « économies d’échelle » sur le temps total dédié aux activités. Notre cerveau, en répétant les mêmes procédés, dans des périodes de temps habituelles développe ainsi de manière inconsciente des automatismes et parfois même des réflexes inestimables pour optimiser notre temps. Regrouper les activités de même nature sur quelques heures permet donc d’être plus efficient que de les étaler dans le temps. Il en va de même pour la réalisation des activités récurrentes dans les mêmes plages de temps à chaque fois.
•  Estimer la durée des activités de façon réaliste et prévoir des marges. L’estimation est un vaste sujet où il convient de prendre en compte les spécificités de chaque métier et chaque type d’activité. Nous retiendrons essentiellement ici que chacun d’entre nous devrait agir pour l’amélioration continue des précisions de ses estimations.
• Laisser une place pour les imprévus et du temps entre chaque activité. Surcharger son agenda est le meilleur moyen de se laisser déborder. Remplir tous nos créneaux horaires avec des activités qui s’enchaînent à la minute près ferait de nous des irréalistes inconscients; ou au mieux des optimistes utopiques 😇.

Encore un doute sur l’importance de TOUT planifier ?

Un grand nombre d’études a démontré l’importance de la planification pour notre cerveau. En effet, les multiples sollicitations quotidiennes de notre cerveau font en sorte qu’il ne conserve que les informations jugées essentielles (sachant que la notion d’essentiel pour notre cerveau n’est pas forcément alignée avec nos réelles priorités). Lorsqu’on note et on planifie nos activités, notre esprit est désencombré et notre cerveau libéré. Il devient plus disponible et créatif pour chaque activité.

D’autre part, notre cerveau est construit de façon à nous lancer fréquemment des rappels. Lorsque les activités ne sont pas planifiées, à tout moment notre cerveau est capable de nous perturber avec des relances de type « Attention, il ne faut pas oublier de répondre au message du client ! », « il faudrait prévoir une réunion avec tel collègue sur tel sujet ! » ou encore « il va falloir penser à prendre rendez-vous pour des réparations ! »… Ainsi que d’autres messages qu’on essaie vainement de chasser de nos pensées pour nous concentrer sur notre activité du moment. Et bien entendu, notre cerveau choisit assez souvent des moments incongrus pour nous lancer ces rappels ! Mais lorsqu’on planifie, ce processus s’arrête car notre cerveau sait alors que l’information est bien sécurisée quelque part et qu’il n’a pas besoin de nous hanter avec. Cessons donc d’encombrer notre cerveau et libérons-le pour des activités à haute valeur-ajoutée !

Et pour ceux d’entre nous qui n’ont pas l’habitude de planifier avec précision ou qui pensent ne pas en être capable, il convient de noter que la capacité à planifier est un processus mental qui peut se travailler et s’améliorer à tout âge ! Et bien entendu, ce type de compétence est à développer le plus tôt possible chez nos jeunes collaborateurs et surtout chez nos progénitures !