Gestion du Temps

Le TEMPS est une ressource précieuse définitivement limitée qui nous entraine dans une course infinie afin d’optimiser son utilisation. Nous basculons entre nos différentes occupations essayant de jongler tant bien que mal afin de pouvoir tout faire !

A l’ère des nouvelles technologies et des solutions qui nous facilitent la vie, nous sommes encore nombreux à nous plaindre du manque de temps ! Aujourd’hui, nos entreprises ont des processus automatisés, les administrations étoffent leurs e-services et on peut tout faire ou presque en ligne : apprendre, recruter, trouver des fournisseurs, payer ses factures, se divertir et même rencontrer son futur conjoint ! … sans oublier ces centaines d’inventions qui nous font économiser un temps incalculable !

Nous avons plus de flexibilité, beaucoup plus d’options dans nos vies quotidiennes et pourtant nous continuons à nous plaindre du manque de temps. Professionnellement, pour finaliser un dossier, suivre une formation ou réfléchir à des actions d’améliorations ; ET Personnellement, pour voir sa famille, faire du sport, aller voter, et parfois même pour aller consulter un médecin !

Mais alors que se passe-t-il ? Pourquoi passe-t-on beaucoup moins de temps que nos aînés sur un nombre non négligeable de tâches et continue-t-on pour autant à nous sentir frustrés et à nous plaindre ?
Combien de fois par jour répétons-nous à nos proches et collègues « Je n’ai pas le temps ! » « Je suis Débordé ! », « Je suis Noyé ! », « Overbooké ! », » ou encore, témoin de notre hyperconnectivité, « Je n’ai pas de bande passante ! ».

Nous vivons de nos jours une sorte de course à la performance dans tous les domaines. Nous sommes censés équilibrer notre temps entre nos vies professionnelles et personnelles, mais en plus nous nous attendons à être efficaces et performants sur tous les aspects ; comme si cela était naturel et simple de TOUT réussir et de TOUT avoir dans la vie !

Il y a aussi cette tendance à croire que, plus on est occupé, plus on est « important ». Courir tout le temps est perçu par certains comme signe de performance. Etre très peu disponible pour ses équipes serait synonyme de hautes responsabilités et rester jusqu’à 21H au bureau serait probablement un gage d’engagement !

La démultiplication des possibilités d’occupations joue également un rôle non négligeable dans notre perception du manque de temps. Beaucoup d’activités deviennent aujourd’hui une fin en soi, notamment celles imposées par certaines normes sociales. Il y a une sorte d’injonction à les réaliser sans forcément que cela corresponde à de réels besoins. Nous tenons quelquefois des réunions juste parce qu’elles ont été planifiées, il nous arrive de passer du temps devant du contenu audiovisuel pour nous aligner avec les tendances et nous pouvons même nous forcer à aller à certains endroits sans réel plaisir. L’ennui ou le manque d’activités peuvent également devenir tellement pesants au point de chercher des occupations à tout prix. Des occupations qui vont devenir des « Must-Do » à insérer dans nos agendas, oubliant au passage qu’ils ne sont pas si importants.

« Le temps c’est de l’argent » dit le vieil adage. Mais le temps est-il vraiment évaluable en valeur monétaire ?

D’un côté, contrairement à l’argent, on ne peut pas rallonger le temps. Quoi que l’on fasse nous aurons toujours 24 heures par jour, quels que soient notre nationalité, notre âge, notre confession ou notre couleur de peau. Le temps est la seule chose avec laquelle nous naissons tous égaux !

D’un autre côté, tout comme l’argent, il est important de prendre conscience que le temps est une RESSOURCE, et même la plus importante des ressources ! Ceci implique que l’on puisse budgétiser notre capital temps afin de le consacrer aux activités qui nous apporteront le meilleur Retour Sur Investissement.
Une autre similitude entre le temps et l’argent consiste en la perception différente que nous en avons. En effet, même si nous avons le même volume de temps, nous le ressentons de façon différente. Lorsqu’on réalise une activité passionnante ou que nous sommes en bonne compagnie, le temps semble passer rapidement. Alors qu’en situation d’ennui, ou de peur, le temps semble s’écouler beaucoup plus lentement.

Nous avons donc le même capital temps quotidien. La vraie question est :

Comment utilisons-nous notre temps ?

Avant de réfléchir aux solutions susceptibles de nous aider à organiser et optimiser l’utilisation de notre temps, il est impératif de commencer par CESSER de croire et de nous répéter à nous-mêmes que nous n’avons pas assez de temps !
Nous avons toujours du temps pour l’essentiel et nous en perdons beaucoup dans des activités qui n’apportent pas de valeur ni sur le plan personnel ni professionnel.

• Qui n’a jamais passé des heures à chercher un fichier perdu ou un objet mal rangé ?
• Qui n’a jamais participé à une énième réunion où l’on répète les mêmes constats et l’on sort sans aucune décision ?
• Qui n’a jamais attendu la dernière minute pour réaliser un travail dont il avait connaissance depuis plusieurs jours ?
• Qui n’a jamais été si absorbé par les réseaux sociaux au point d’y passer une durée « inavouable » ?
• Qui n’a jamais passé plusieurs minutes au téléphone à échanger sur des sujets sans aucune importance ?
• Qui n’a jamais…

La prise de conscience de la manière avec laquelle nous utilisons notre temps est indispensable. La capacité à bien gérer son temps est quant à elle une compétence fondamentale, mais malheureusement souvent sous-estimée autant lors des recrutements que lors de l’élaboration des plans de formation.

Bien gérer le temps n’est pas naturel. Si on ne prend pas le contrôle de son temps, nous nous laissons porter par les événements en mode réactif ; ce qui crée stress, frustration et sentiment de retard permanent.

Mieux gérer son temps ne consiste pas à réussir à TOUT cocher dans sa longue « To-Do list », mais de consacrer le temps nécessaire à ce qui compte le plus pour soi.

Les premiers pas vers une meilleure gestion de son temps pourraient ainsi commencer par la mise en œuvre de trois éléments :

1- La prise de conscience que le problème ne vient pas du temps insuffisant, mais de la façon avec laquelle nous l’utilisons.
2- Le développement d’une acceptation des imprévus et des activités dites « ingrates » que notre environnement nous impose.
3- L’évaluation objective de l’utilisation réelle que nous faisons de notre ressource temps.

Soyons réalistes ! il est impossible d’optimiser chaque minute de son temps ou de planifier toutes ses activités ! Néanmoins, s’organiser pour utiliser la plus grande partie de son temps dans ce qui nous apporte le plus de valeur* est indispensable et largement possible pour la plupart d’entre nous.

*L’apport de valeur est personnel… certains ont besoin de passer plus de temps avec leur famille là où d’autres préfèrent se consacrer à leur carrière. Il ne devrait pas y avoir d’injonctions à passer plus de temps sur certaines activités ou aspects de nos vies. Chacun devrait utiliser son temps pour ce qui compte le plus pour lui et surtout que cela corresponde à un CHOIX délibéré et non subis ! L’idéal serait qu’à la fin de chaque semaine par exemple ; en faisant le bilan du temps passé; chacun soit satisfait de la façon avec laquelle il a passé la plus grande partie de son temps !

Ci-après la description de l’un des exercices les plus simples et les plus utilisés pour évaluer l’utilisation de notre capital temps :

• On commece par lister l’ensemble des activités indispensables ou qui constituent un engagement (sommeil, travail, éducation, engagements familiaux, etc.).
• On calcule le nombre d’heures passées sur chacune de ces activités par semaine.
• On additionne ces heures, puis on déduit le total du volume horaire global dont nous disposons par semaine (24 heures X 7 jours = 168 heures).
• Enfin, nous pouvons réfléchir aux occupations que nous faisons du temps restant (loisirs, formations, vie sociale, etc.) et aux éventuelles pistes d’optimisation.

Certes cet exercice est simpliste en apparence et se base sur des hypothèses d’estimation d’un temps moyen hebdomadaire par type d’activité. Mais s’il est réalisé de façon objective, il permet une réelle prise de conscience de l’utilisation que nous faisons de notre temps et pourquoi pas une initiation de réflexion sur comment mieux répartir notre temps sur les activités qui nous apportent le plus de valeur.
Nous pouvons aussi en faire une déclinaison similaire pour notre temps passé au travail 😉 Les résultats pourraient en étonner plus d’un !

Un modèle de fichier simple pour réaliser cet exercice est disponible ici.

N’hésitez pas à l’utiliser comme base de réflexion et rendez-vous aux articles suivants liés au thème de la « Gestion du Temps » pour plus d’astuces et de ressources !